{"id":4002,"date":"2022-10-10T12:13:19","date_gmt":"2022-10-10T12:13:19","guid":{"rendered":"https:\/\/bsi.consurance.de\/?p=4002"},"modified":"2022-10-10T13:40:21","modified_gmt":"2022-10-10T13:40:21","slug":"nie-wieder-papierkrieg-mit-automatisierten-workflows-zum-papierlosen-buero","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/consurance.de\/en\/nie-wieder-papierkrieg-mit-automatisierten-workflows-zum-papierlosen-buero\/","title":{"rendered":"Nie wieder Papierkrieg: Mit automatisierten Workflows zum papierlosen B\u00fcro"},"content":{"rendered":"<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"4002\" class=\"elementor elementor-4002\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-b0ba406 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"b0ba406\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container 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Das papierlose B\u00fcro ist in weniger als 20 Prozent der deutschen Unternehmen verwirklicht. Welche H\u00fcrden lauern bei der Umstellung auf papierlose Prozesse und welche Chancen bieten sie Unternehmen?\u00a0<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-1464381 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"1464381\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-5389e6f\" data-id=\"5389e6f\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-13ec32a elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"13ec32a\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<h2>Was ist ein papierloses B\u00fcro?<\/h2><p>Mehr als 200 Kilogramm Papier verbraucht jeder Deutsche im Durchschnitt pro Jahr \u2013 und ein gro\u00dfer Teil f\u00e4llt in B\u00fcros an. Rechnungen, Vertr\u00e4ge, Dokumente, Notizen &#8211; die Papiermengen sind nicht nur aus Umweltsicht bedenklich, sondern auch eine potenzielle H\u00fcrde bei der Einf\u00fchrung effizienter Prozesse innerhalb des Unternehmens.<\/p><p><span style=\"font-style: inherit; font-weight: inherit; background-color: var(--ast-global-color-5);\">Ein papierloses B\u00fcro nutzt Software, um die papierbezogenen Prozesse digital abzubilden. Im Idealfall zirkuliert intern so \u00fcberhaupt kein Papier mehr. Diese Transformation gelingt nicht \u00fcber Nacht, sondern Schritt f\u00fcr Schritt:<\/span><\/p><ul><li>Dokumente digitalisieren: Im papierlosen B\u00fcro werden physische Dokumente durch Daten ersetzt. Ein Dokumentenmanagement-System bildet die Basis f\u00fcr die Erfassung aller Dokumente im Unternehmen.<\/li><li>Prozesse implementieren: Mit einem digitalisierten Dokumentenbestand ist der Weg f\u00fcr nahtlose Zeichnungs-, Freigabe- und Informationsprozesse zwischen den Abteilungen frei. Einheitliche Workflows helfen, das Potenzial der papierlosen Prozesse f\u00fcr das gesamte Unternehmen zu erschlie\u00dfen.<\/li><li>Software implementieren: Eine moderne Businesssoftware wie die BSI Customer Suite schafft einen Single Point of Truth f\u00fcr s\u00e4mtliche Dokumente im Unternehmen. Verschiedene Versionierungen, redundante Dokumente und manuelle Weiterleitungen k\u00f6nnen so vermieden werden.\u00a0<\/li><\/ul>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-cb3aa18 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"cb3aa18\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-ef8874c\" data-id=\"ef8874c\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-1ac8387 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"1ac8387\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<h2>Nur ein Papiertiger? 5 H\u00fcrden auf dem Weg zum papierlosen B\u00fcro<\/h2><p>Die Idee des papierlosen B\u00fcros ist nicht neu und zumindest ein Teil der papierbezogenen Prozesse ist in der gro\u00dfen Mehrheit der Unternehmen mittlerweile digitalisiert. Aber nur jedes 8. Unternehmen hat laut einer\u00a0<a href=\"https:\/\/dataloft.ch\/cloud\/studie-digitalisierung-papierloses-buero\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">SAGE-Studie<\/a>\u00a0ein vollst\u00e4ndig papierloses B\u00fcro. Sie sto\u00dfen unter anderem an diese 5 H\u00fcrden:<\/p><h5>1. Datenschutz:<\/h5><div><p>Viele Unternehmen f\u00fcrchten die datenschutzrechtlichen Implikationen eines papierlosen B\u00fcros, denn die DSGVO setzt dem Umgang mit Kundendaten enge Grenzen. Tools wie die BSI Customer Suite sind allerdings von vornherein innerhalb des Rahmens der DSGVO entwickelt und bieten dadurch sogar einen Vorteil: Der Einsatz einer Software limitiert die M\u00f6glichkeit f\u00fcr menschliche Fehler durch klare Workflows und standardisierte Prozesse.<\/p><h5>2. Compliance:<\/h5><p>Der Gesetzgeber stellt hohe Anforderungen an die Aufbewahrung verschiedener Dokumente, sodass Unternehmen je nach Branche komplexe Anforderungen erf\u00fcllen m\u00fcssen. Viele haben daher Bedenken in Bezug auf die Digitalisierung von Rechnungen und Vertr\u00e4gen. Allerdings hat der Gesetzgeber l\u00e4ngst eine rechtliche Grundlage f\u00fcr digitale Unterschriften geschaffen, sodass Zeichnungsprozesse sich heute rechtssicher digital organisieren lassen. Die BSI Customer Suite ist BAFIN-konform und bietet die M\u00f6glichkeit, elektronische Signatur gem\u00e4\u00df eIDAS abzuwickeln.<\/p><h5>3. Interner Widerstand:\u00a0<\/h5><p>Technologische Innovationen sto\u00dfen h\u00e4ufig auf Widerstand aus der Belegschaft &#8211; entweder motiviert durch die Angst des Arbeitsplatzverlustes oder eine Ver\u00e4nderung der gewohnten Strukturen und Abl\u00e4ufe. Die Umstellung auf ein papierloses B\u00fcro sollte daher von Anfang an in eine \u00fcbergreifende Digitalstrategie eingebunden sein, welche auch die betroffenen Mitarbeiter systematisch in die Transformationsprozesse einbezieht.<\/p><h5>4. Angst vor Investitionen:\u00a0<\/h5><p>Eine Umstellung auf digitale Dokumentenprozesse setzt eine Investition in Software und Weiterbildung der Mitarbeiter voraus. Studien zeigen allerdings immer wieder die Wirtschaftlichkeit von digitalen Dokumenten-Managementsystemen auf.\u00a0<\/p><h5 style=\"font-style: normal;\">5. Fehlende technische Infrastruktur:\u00a0<\/h5><p>Die IT-Infrastruktur ist in Unternehmen oft organisch gewachsen und selten sind alle Teilsysteme aus den einzelnen Abteilungen nahtlos miteinander integriert. Daten sind in einzelnen Systemen eingeschlossen und werden nicht in einem \u00fcbergreifenden System gesammelt. Unter dieser Bildung von Datensilos leidet die interne Kommunikation und die Digitalisierung von Prozessen. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf eine \u00fcbergreifende Business-Software, die alle wesentlichen Gesch\u00e4ftsfunktionen in einem System abbildet und Silobildung von vornherein ausschlie\u00dft.<\/p><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-42d8c44 elementor-widget elementor-widget-image\" data-id=\"42d8c44\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"image.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"899\" height=\"600\" src=\"https:\/\/consurance.de\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Papierloses-Bu\u0308ro_2.jpg\" class=\"attachment-large size-large wp-image-4121\" alt=\"\" srcset=\"https:\/\/consurance.de\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Papierloses-Bu\u0308ro_2.jpg 899w, https:\/\/consurance.de\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Papierloses-Bu\u0308ro_2-300x200.jpg 300w, https:\/\/consurance.de\/wp-content\/uploads\/2022\/10\/Papierloses-Bu\u0308ro_2-768x513.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 899px) 100vw, 899px\" \/>\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-301726a elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"301726a\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-97c9ff7\" data-id=\"97c9ff7\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4badcfd elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"4badcfd\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<h2>Diese Vorteile bietet ein papierloses B\u00fcro<\/h2><div><p>Sowohl technische H\u00fcrden als auch interne Bedenken bremsen die Einf\u00fchrung des papierlosen B\u00fcros, dabei hat sie f\u00fcr Unternehmen diese 4 zentralen Vorteile:<\/p><ul><li><b>Schnellerer Zugriff auf historische Daten<\/b><br \/>Papier ist tr\u00e4ge und macht das Suchen und Auffinden spezifischer\u00a0 Datens\u00e4tze kompliziert. In einem papierlosen B\u00fcro werden alle Daten zentral gespeichert und lassen sich dadurch einfach durchsuchen.\u00a0<\/li><li><b>Prozesse automatisieren<\/b><br \/>Dokumente sind bei der Automatisierung von Prozessen oft potenzielle Stolpersteine. Durch die Digitalisierung der Dokumentestr\u00f6me schaffen Unternehmen die Voraussetzung f\u00fcr die weitergehende Automatisierung abteilungs\u00fcbergreifender Prozess, die sonst an Papierbergen gescheitert ist.<\/li><li><b>Allseitiger Zugriff auf relevante Daten<\/b><br \/>Das physische B\u00fcro als Arbeitsort wird in der Zukunft immer h\u00e4ufiger durch hybride Arbeitsformen abgel\u00f6st. Mitarbeiter arbeiten teilweise im B\u00fcro, teilweise im Home-Office und teilweise auf der Gesch\u00e4ftsreise, und immer muss der Zugriff auf die ben\u00f6tigten Daten sichergestellt sein. In einem papierlosen B\u00fcro reicht ein internetf\u00e4higes Endger\u00e4t, um jederzeit auf alle Daten zugreifen zu k\u00f6nnen \u2013 Mitarbeiter tragen ihren Arbeitsplatz so einfach in der Tasche mit sich herum.<\/li><li><b>Bessere abteilungs\u00fcbergreifende Zusammenarbeit \u00fcber Abteilungen hinweg<\/b><br \/>In der abteilungs\u00fcbergreifenden Zusammenarbeit profitieren alle Stakeholder von einer gemeinsamen digitalen Datenbasis.\u00a0 \u00c4nderungen an Dokumenten\u00a0 k\u00f6nnen von allen in Echtzeit eingesehen werden, sodass Redundanzen vermieden werden.<\/li><\/ul><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-3d5e33f elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"3d5e33f\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-7e19628\" data-id=\"7e19628\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-aa516fd elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"aa516fd\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<h2>3 Tipps f\u00fcr die Umstellung auf papierlose Prozesse<\/h2><div><p>Die Umstellung von Papier auf digitale Prozesse ist nicht nur eine technische Frage, sondern betrifft auch Mitarbeiter und Management. Mit diesen 3 Tipps gelingt die Umstellung zum papierlosen B\u00fcro:<\/p><ul><li><b>Change Management:<\/b><br \/>Die Umstellung papierbasierter Prozesse ist mit Umstellungen f\u00fcr die betroffenen Mitarbeiter verbunden. Sie m\u00fcssen sich im Arbeitsalltag umgew\u00f6hnen und den Umgang mit neuen Tools lernen. Um Friktionen bei der Einf\u00fchrung zu vermeiden, sollten alle relevanten Stakeholder so fr\u00fch wie m\u00f6glich in die Planung einbezogen werden. Die Betroffenen haben eine unmittelbare Einsicht in die betroffenen Prozesse und ihr Feedback hilft, die Umstellung so reibungslos wie m\u00f6glich zu gestalten.<\/li><li><b style=\"font-style: inherit; background-color: var(--ast-global-color-5);\">Prozesse identifizieren:<br \/><\/b><span style=\"background-color: var(--ast-global-color-5); font-style: inherit; font-weight: inherit;\"><span style=\"background-color: var(--ast-global-color-5); font-style: inherit; font-weight: inherit;\">Eine sorgf\u00e4ltige Planung stellt einen \u00fcberschaubaren Zeit- und Kostenrahmen sicher und erm\u00f6glicht zeitnahe Erfolgserlebnisse. Im ersten Schritt sollte die bestehende Prozesslandschaft analysiert werden:\u00a0<\/span><\/span><p>\u00a0<\/p><ul><li>Welche Prozesse laufen papierbasiert ab?<\/li><li>Welche Akteure sind daran beteiligt?<\/li><li>Welche Prozesse versprechend das gr\u00f6\u00dfte Einsparpotenzial?<\/li><li>Welche Prozesse eignen sich nicht f\u00fcr eine Digitalisierung?<\/li><\/ul><\/li><li><span style=\"font-style: inherit; background-color: var(--ast-global-color-5);\"><b>Richtige Software w\u00e4hlen: <\/b><br \/><span style=\"font-weight: inherit;\">Ohne technologische Basis bleiben die m\u00f6glichen Effizienzgewinne durch die Digitalisierung des Papierverkehrs auf der Strecke. Eine moderne Business-L\u00f6sung wie die BSI Customer Suite stattet Sie mit allen Werkzeugen f\u00fcr die Digitalisierung von Marketing, Vertrieb und Kundenbetreuung aus und erm\u00f6glicht nahtlos integrierte Freigabe- und Zeichnungsprozesse, ohne dass auch nur eine Seite Papier ausgedruckt werden muss.<\/span><\/span><\/li><\/ul><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-3a3f594 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"3a3f594\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-9077cf2\" data-id=\"9077cf2\" data-element_type=\"column\" 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k\u00f6nnen!<\/b><\/p>\n<\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-a241ef5 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"a241ef5\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-275fe4a\" data-id=\"275fe4a\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-4144a14 uael-share-buttons--view-icon-text uael-stylex-inline elementor-grid-0 elementor-widget elementor-widget-uael-social-share\" data-id=\"4144a14\" 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